Não são apenas as redes sociais que buscam constantemente novas soluções para melhorar a comunicação entre seus usuários. As entidades públicas também estão implementando ferramentas inovadoras para facilitar e agilizar o fluxo de informações entre Servidores, gestores e cidadãos. Um bom exemplo disso é o Memorando Eletrônico, que torna a comunicação pública mais ágil, proativa e eficiente.

O módulo Memorando funciona em conjunto com os demais módulos da Plataforma Tecnológica DocXpert, o que propiciará às Prefeituras e outras entidades públicas o funcionamento 100% digital, em rotinas como solicitações de compras, pedidos de informações diversas, enfim, todas as comunicações internas.

Há anos nossos sistemas oferecem funcionalidades digitais para facilitar a comunicação entre órgãos internos da própria entidade pública ou com destinatários externos – esse foi o motivo da criação da nossa Plataforma.

A solução permite criar, enviar e gerir memorandos, processos administrativos, ofícios e qualquer tipo de comunicação, de uma forma muito mais dinâmica e simples, facilitando ainda mais a realização de toda e qualquer comunicação que o Município precise fazer. E com economia de papel, tempo e dinheiro.

Vantagens oferecidas pelo Módulo Memorando:

  • Comunicação Ágil: a comunicação digital é movimentada de forma mais rápida do que via papel impresso, além de dispensar a logística de entrega e recebimento de documentos entre os órgãos municipais, e de garantir mais segurança, pois elimina o risco de extravios e esquecimentos. Todo documento gerado possui assinatura eletrônica, garantindo autoria e transparência.
  • Solução de Problemas: se a comunicação é ágil e rápida, os problemas são resolvidos com efetividade. Além disso, é possível acompanhar cada demanda de forma separada, aumentando o controle e gerenciamento das informações.
  • Governo Mais Digital: a adoção de uma comunicação digital proporciona grande economia de papel e reduz a burocracia das comunicações, uma vez que não existem intermediários entre o remetente e o(s) destinatário(s).

Desenvolvido com foco em usabilidade e intuitividade, o Módulo Memorando trabalha de forma semelhante a um e-mail. Ou seja, dentro da Plataforma, foi criada uma caixa onde são gerenciadas todas as comunicações, que podem ser organizadas como demandas enviadas, recebidas e arquivadas ou finalizadas.

Contudo, superior à funcionalidade de um e-mail, a comunicação guarda informações de por quem e quando foi lida, quem e quando alguém respondeu, anexou um documento ao assunto e até mesmo quem imprimiu.

Tudo isso dá agilidade, segurança e transparência aos trâmites oficiais, sem gastos de papel nem risco de extravios de documentos.

Funcionalidades do Memorando:

  • Elimina o uso de papel e os gastos com impressões e logística de entrega, bem como de extravios de documentos;
  • Disponibiliza as funcionalidades Memorando e Circular;
  • Gerencia todas as comunicações referentes aos departamentos dos quais o usuário logado é integrante usando uma caixa postal virtual única, que contém as abas Enviados, Recebidos, Arquivados e Rascunho, tal qual um e-mail comum/padrão, inclusive com a opção de imprimir todas as movimentações do memorando selecionado;
  • Em todo documento gerado é inserido a assinatura eletrônica, garantindo sua autoria – mais segurança;
  • Cria uma “linha do tempo” para cada despacho, facilitando a visualização de todas as fases realizadas e/ou pendências – maior transparência;
  • Oferece opções de filtros para localizar facilmente um documento, seja pelo conteúdo do Memorando ou de qualquer despacho. É possível localizar até mesmo por conteúdo localizado dentro de arquivos anexados ao Memorando, desde que seja no formato PDF/A – pesquisável – muito mais agilidade;
  • Permite incluir marcações personalizadas (kanban) indicando a etapa em que está cada Memorando, ou seja, esse marcador pode ser utilizado para qualquer necessidade de organização do usuário/setor – padronização e organização;
  • Oferece opção de cadastro de modelos, facilitando e agilizando a rotina de trabalho.