A gestão documental é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
Com o contínuo avanço da tecnologia, que aumenta o fluxo de dados na internet e em sistemas internos, as empresas investem cada dia mais na Gestão de Documentos. A maioria consegue um retorno elevado pois conseguem a redução de documentos em papel, padronizam processos e ganham em rapidez e produtividade, facilitam a implantação de normas de qualidade e ganham espaço físico dentro da instituição.
Além destes benefícios, as organizações aprimoram o processo de pesquisa da informação contida nos documentos, o que facilita as tomadas de decisão. No quesito segurança, não há riscos de perda da informação em casos de acidente no espaço físico da companhia, pois os dados ficam armazenado em nuvem. O sistema de Gestão Documental também possui mecanismo de segurança que criam graus hierárquicos dentro do sistema, restringindo possibilidade de acesso a dados importantes ou confidenciais.
Nossa solução tecnológica vai além da comunicação interna e externa da organização. Buscamos integrar na Plataforma os diversos sistemas que produzem documentos, como pesquisas de preços, relatórios de patrimônio e ainda módulos para armazenar documentos digitalizados, como os documentos pessoais arquivados pelo RH e as dezenas de documentos que compõem um processo licitatório.
A qualidade das informações produzidas através da alimentação dos diversos sistemas integrados permite ao gestor visualizar, em números, gráficos e mapas, indicadores que elevam o nível de acertos nas tomadas de decisão.
É possível, por exemplo, através do sistema de Patrimônio, visualizar em um mapa a localização física dos bens cadastrados e também as demandas realizadas pelo sistema de ouvidoria, categorizada por assunto.
É possível diminuir os gargalos no atendimento dos postos de saúde, através de indicadores extraídos do sistema de Gerenciamento de Filas, e ainda proporcionar mais segurança ao funcionário através do sistema de Registro de Acesso ao local de trabalho.
Nossa Plataforma está em constante crescimento e contínuo desenvolvimento. Até o momento contamos com a seguinte estrutura:
.:Tramitação Eletrônica
Memorando Eletrônico
Processo Administrativo Eletrônico
Ofício Eletrônico
Portaria Eletrônica
Decreto Eletrônico
Chamado Técnico Eletrônico
Ordem de Serviço Eletrônica
.:Gestão Eletrônica de Processos
Automatização do Fluxo dos Processos
Certificado Digital Auto Assinado
Cofre Digital para Certificado ICP-Brasil
Assinatura de Processos com Validade Jurídica
Envio de documentos por eMail para coleta de Assinatura Digital
Controle de quem está acompanhando o processo
Registro de Atividades na Linha do Tempo
Assinaturas em Lotes de Arquivos
Assinaturas em Lotes de Processos
.:Central de Atendimento
Ouvidoria Eletrônica
SIC Eletrônico
Protocolo Eletrônico
.:Cotação Eletrônica
Portal do Fornecedor
.:Gerenciador de Filas
Multisetorial
Painel de Senhas
Auto Atendimento
Agendamento (presencial e on line)
Controle de Atendimento
Acompanhamento da fila por smartphone
Monitor de Filas
Gerador de Indicadores
.:Gestão de Patrimônio
Incorporação ao patrimônio (com fotos)
Registro de Localização (Google Maps)
Registro de Movimentação (responsável, remanejamento, baixa)
Geração e Tramitação Eletrônica de Termos Eletrônicos de Movimentação
Calcula Depreciação
Gerador de Relatórios
.:GED
RH (Documentos dos Colaboradores / Recadastramento)
Contabilidade (Empenhos, Liquidações e Pagamentos)
Tesouraria (Extratos Bancários)
.:Controle de Atendimento de Auxilio Social
.:Controle de Atendimento de Auxílio Emergencial (Defesa Civil)
:Gerenciador Financeiro
Cadastro de Planos de Contas
Cadastro de Categorias
Cadastro de Múltiplas Contas Correntes
Controle de Recebimentos
Controle de Pagamentos
Controle de Transferências
Extratos de Movimentações
.:Gestão de Acesso a prédios públicos
Controle por Dispositivo
Controle por Localização
Controle por IP
Registro Fotográfico
.:Portal Institucional
Personalizável: Cores, Menus, Banners
Inserção de Banner: Rotativo, Institucional e de Campanha (pop-up)
Publicação de Notícias
Publicação de Avisos, Comunicados, Editais (livre criação)
Galeria de Imagens e Vídeos
Livre criação de páginas internas
Integrado ao Portal da Transparência
.:Portal da Transparência
Agenda Institucional
Publicação de Leis, Decretos e outras Normas
Relatórios de Gestão Fiscal (LOA, LDO, PPA, Balanços e outros)
Relatórios de Patrimônio
Medição da Execução de Obras
Relatórios de Despesas com Pessoal (Remuneração e Diárias)
Publicação de Licitações
Gestão de Contratos
Publicação de Convênios
Publicação da Carta de Serviços
Ferramenta Avançada de Pesquisa em todo o conteúdo publicado
