O CENÁRIO

        Usualmente as instituições públicas possuem estrutura organizacional bem definida, assim como os seus procedimentos – muitos deles normatizados por Leis Federais, Estaduais, Municipais ou ainda por Decretos.
        Apesar de cada departamento realizar suas tarefas específicas, todos eles estão administrativamente interligados.  Exemplos disso: O setor de Saúde precisa do apoio do setor de Transportes para manter seus veículos em operação. O setor de Transportes precisa do setor de Licitações para aquisição de combustíveis para os veículos. O setor de Licitações precisa do setor Jurídico para apoio técnico em processos licitatórios e contratos – e assim podemos ir criando essa malha de “interdependências” dos setores. E existe ainda a relação entre o órgão público e o cidadão, seja através de prestação de serviços ou prestação de contas.
        Tanta interligação demanda um número elevado de troca de informação. No dia a dia de uma instituição, inúmeros memorandos são enviados entre departamentos, diversos processos administrativos são realizados, dezenas de solicitações são protocoladas, elogios, denúncias, reclamações e outras manifestações são registradas, e toda essa documentação precisa ser tramitada entre os setores responsáveis e no fim, arquivada.
        Deste cenário, podemos chegar a algumas conclusões:

  • Existe uma despesa enorme envolvendo: materiais de expediente, impressoras e seus insumos e manutenções, logística para fazer esses documentos tramitarem entre os setores;
  • Muitas vezes, durante o caminho entre o setor A e o setor B, o documento é extraviado ou perdido;
  • É necessário bastante espaço físico para arquivar tanto documento (muitos preferem não arquivar);
  • Demanda-se muito tempo para localizar um documento específico (talvez seja aquele documento que nem tenha sido arquivado);
  • O cidadão, após registrar uma demanda na instituição, não sabe o que acontece depois;
  • … esta lista pode ficar muito grande!!

A NOSSA SOLUÇÃO        Nosso sistema pode ser definido como uma solução para Gestão Inteligente de Processos e Procedimentos.
        A proposta desta Solução é reunir em uma única ferramenta a criação, tramitação e o arquivamento de documentos digitais de todos os demais procedimentos administrativos, proporcionando:

  • Economia na utilização de recursos – materiais de expediente, impressoras, entregadores…
  • Arquivamento digital imediato e entrega instantânea dos documentos aos destinatários;
  • Liberação de espaço físico, antes utilizado para armazenar toneladas de documentos;
  • Rastreabilidade dos documentos, que recebem identificação eletrônica;
  • Transparência na comunicação entre o cidadão e a instituição, garantindo uma relação de confiança.

        Todos os documentos gerados no sistema possuem controle de prazo, o que auxilia na execução e finalização dos procedimentos iniciados.
        Todos os módulos possuem uma lógica de tramitação, e isto garante que os procedimentos sejam executados de maneira organizada, evitando que etapas sejam esquecidas durante o processo.

        Vale ainda ressaltar a importância da correta execução e arquivamento dos procedimentos, pois isso auxilia na defesa da instituição quando questionados pelos órgãos de controle externo, como Tribunais de Contas e Ministérios Públicos.

A ESTRUTURA

        O Sistema é oferecido em ambiente WEB, hospedado em servidores contratados pela DESENVOLVEDORA, e nenhuma infraestrutura especial é exigida da instituição, a não ser equipamentos próprios (para acesso ao Sistema), regularmente atualizados e conexão à internet. Os equipamentos devem rodar sistema operacional em ambiente gráfico (não funciona em “modo console” ou “modo terminal”), com telas de 10” (Tablet) ou superiores e resolução de 1366×768 ou superior. O único programa necessário para acessar a plataforma é o NAVEGADOR INTERNET nativo do sistema operacional, devidamente atualizado para a versão mais nova disponível. O sistema tem disponibilidade de acesso em tempo integral, conforme parametrizado nas configurações de cada usuário, que pode ter seu acesso restrito a horários específicos
        O sistema proposto é composto de duas “áreas” – Acesso Externo e Acesso Privativo.
        A área de “Acesso Externo” são Portais de Serviços voltado para o público. Como exemplo temos a “Central de Atendimento” – Trata-se de uma área responsável por estabelecer a comunicação entre o cidadão e a instituição. São cinco as formas de interação fornecidas pela Central de Atendimento: eSIC, Ouvidoria, Protocolo, Ofício e Fale Conosco. O internauta poderá escolher aquela que melhor atende às suas necessidades. Para cada uma (exceto o Fale Conosco) existirá um “Código de Acompanhamento”, que permitirá acompanhar a tramitação da solicitação dentro da instituição e também a contínua interação do cidadão, podendo registrar novas informações a qualquer momento.
        Existem ainda outras áreas de Acesso Externo como:

  • Portal de “Cotação On Line” – um portal disponibilizado pela instituição para que fornecedores apresentem propostas de preços aos pedidos de cotação feitos pelo setor de compras.
  • Portal de “Controle de Acesso” – uma área específica para o colaborador registrar seu acesso aos diversos prédios da instituição ou apenas registrar o ponto de entrada e saída no seu local de trabalho.

        A área de “Acesso Privativo” é o Portal de Sistemas, de acesso exclusivo aos colaboradores com credenciais de acesso, autorizados pela instituição.
        O Portal de Sistemas é composto de diversos módulos, todos integrados entre si, e de completo gerenciamento pela instituição, como o cadastramento da Estrutura Organizacional, cadastramento de Usuários e definição de níveis de acesso.

A CENTRAL DE ATENDIMENTO

        Poderosa ferramenta de comunicação entre o cidadão e a instituição, este canal oferece a transparência tão carente na prestação dos serviços públicos.
        Atendendo às principais legislações pertinentes à Tecnologia da Informação, como a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011), o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014), a Lei da Ouvidoria (Lei nº 13.460/2017), a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), a Política Nacional da Segurança da Informação (Decreto nº 9.637/2018), a Lei do Governo Digital (Lei nº 14.129/2021) e dando maior ênfase nas necessidades do cidadão, a Central de Atendimento fornece o menor caminho entre a população e o órgão público.
        As manifestações podem ser feitas de maneira bem simples, através do canal “Fale Conosco” – um simples formulário de contato, com assunto e texto de escrita livre, que encaminha seu conteúdo a um endereço de e-mail específico. Não registra nenhuma informação do manifestante, não gera código de acompanhamento e, se for anônimo, sequer dá sinais de que a demanda será atendida. Mas a manifestação pode ainda ser complexa, através do canal de “Ouvidoria”, que permite marcar coordenadas geográficas do local da reclamação e permite escolher entre dezenas de assuntos pré-definidos, que são encaminhados diretamente aos setores competentes, evitando que a demanda fique vagando entre departamentos até que chegue ao local correto.
        Com exceção do canal “Fale Conosco” ou de uma manifestação anônima no canal “Ouvidoria”, os demais canais de comunicação exigem o cadastramento do cidadão antes de permitir o registro da solicitação. O cadastro é simplificado solicitando apenas informações essenciais, dessa forma eliminamos de vez os complexos cadastros que podem causar efeito contrário e afugentar o cidadão, ao invés de trazê-lo para próximo da instituição.

OS CANAIS DE ATENDIMENTO

  • Fale Conosco: Simples formulário, que permite a digitação livre do assunto e do texto, e encaminha o conteúdo desta informação para um e-mail específico. De um lado, o cidadão pode ou não enviar informações válidas e, se quiser, pode se identificar – por outro lado a instituição não tem garantia de que aquelas informações são verdadeiras e pode ou não responder a manifestação. Não exige cadastro e não registra qualquer informação do internauta.
  • E-Sic: Regulamentado pela Lei 12.527/2011, que assegura o direito fundamental de acesso às informações produzidas ou armazenadas por órgãos e entidades da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, o e-Sic é o canal eletrônico para o Sistema de Informação ao Cidadão. Para acesso ao e-Sic o cidadão precisa estar cadastrado no Sistema e o canal é exclusivo para “PEDIDO DE INFORMAÇÃO”. Possui formulário apropriado para descrever a solicitação e permite anexar arquivos. O pedido de informação é inicialmente enviado para um setor específico (geralmente protocolo ou ouvidoria) e posteriormente tramitado entre os setores pertinentes.
    O cidadão acompanha toda a tramitação entre os departamentos e pode interagir a qualquer momento.
    Após finalizado, o cidadão pode classificar seu nível de satisfação ao atendimento.
  • Ouvidoria: Por lei, ouvidoria é um espaço aberto ao cidadão para receber as reivindicações, denúncias, sugestões e também os elogios inerentes aos diversos serviços disponíveis à população. Na Central de Atendimento, este canal permite manifestações com as seguintes finalidades:
            Crítica: Apontamento crítico sobre as atuações do órgão público;
            Denúncia: Comunicação de prática de ato ilícito cuja solução dependa da atuação de órgão de controle interno ou externo;
            Elogio: Demonstração de reconhecimento ou satisfação sobre serviço ou atendimento recebido;
            Reclamação: Demonstração de insatisfação relativa ao serviço público;
            Solicitação: Requerimento de adoção de providência por parte da administração;
            Sugestão: Proposição de ideia ou de proposta de aprimoramento de políticas e serviços prestados pela Administração Pública;
    Os assuntos são pré-definidos através de parametrização no Sistema, indicando o setor responsável por cada assunto disponibilizado.
    Um mapa é disponibilizado, permitindo ao manifestante marcar a localização geográfica da reclamação, como um buraco na rua, uma praça abandonada ou um vazamento de água, dessa forma o setor responsável recebe informações mais precisas e assim consegue atuar de maneira mais ágil no atendimento das demandas. Só é permitido marcar posição dentro da área do município, evitando registros de áreas que não são de responsabilidade da instituição.
    Manifestações realizadas através do canal da “Ouvidoria” não exigem cadastro do cidadão. Neste caso o registro é feito de maneira ANÔNIMA, contudo só são permitidas as finalidades de Reclamação e Denúncia pois são tratados como “Comunicação de Irregularidade”, nos termos do Decreto nº 9.492/2018. Mas também é permitido manter o Sigilo na manifestação. O cidadão, mesmo cadastrado, não tem sua identificação exibida durante toda a tramitação de sua solicitação.
    O cidadão acompanha toda a tramitação de sua solicitação e pode interagir a qualquer momento.
    Após finalizado, o cidadão pode classificar seu nível de satisfação ao atendimento.
  • Protocolo: Para os assuntos que não se enquadrem no e-Sic (Lei de Acesso à Informação) e nem estão disponíveis nos assuntos pré-definidos na Ouvidoria, serão recebidos e tramitados pelo setor de protocolos, como são os casos de pedido de impugnação de edital, pedido de Certificado de Registro Cadastral, pedido de informações sobre IPTU, etc. Este canal possui área apropriada para a descrição completa da solicitação, com justificativa, e permite o anexo de arquivos.
    O cidadão acompanha toda a tramitação de sua solicitação e pode interagir a qualquer momento.
    Após finalizado, o cidadão pode classificar seu nível de satisfação ao atendimento.
  • Ofício: São Documentos Oficiais emitidos pela instituição e destinados à órgãos e instituições externas, como Prefeituras, Câmaras de Vereadores, Autarquias, Governo do Estado e até mesmo Empresas Privadas. São criados e emitidos na Área Privativa, no Portal de Sistemas. Um aviso da emissão do Ofício é encaminhado por e-mail ao destinatário, indicando um link para o acesso à Central de Atendimento, juntamente com o “Código para Acompanhamento”. O destinatário, após cadastrado no Sistema, pode visualizar o Ofício, emitir despachos, anexar documentos e acompanhar cada movimentação até seu arquivamento.

O PORTAL DE SISTEMAS

        Área de Acesso Privativo, permite o ingresso apenas de usuários devidamente credenciados pela instituição.
        O Portal é agrupado por módulos e cada um traz funcionalidades características do seu grupo.
        Os acessos dos usuários são registrados e informam localização geográfica, endereço IP, data e hora de acesso.
        ** A localização geográfica é fornecida por ferramenta do Google, único responsável pela precisão da informação
        ** O endereço IP é fornecido pelo provedor de internet, único responsável pela precisão desta informação

OS MÓDULOS

PERFIL DO USUÁRIO:

  • Perfil: Permite ao usuário alterar seus dados, como: e-mail pessoal, nº de telefone, data de nascimento.
  • Agenda: Permite cadastrar eventos e configurar lembretes por e-mail e/ou por janela “popup” na abertura do sistema.
  • Chamado de TI: Módulo para abertura de chamado técnico ao setor de Tecnologia para solicitar serviços pertinentes à área (manutenção de computador, criação de e-mail corporativo, suspeita de vírus, instalação e atualização de programas, etc). Os serviços disponíveis são parametrizados no GRUPO ATENDIMENTO, módulo de CONFIGURAÇÕES. O chamado é encaminhado ao responsável pelo setor e toda a tramitação fica registrada para consultas.
  • Ordem de Serviço: Módulo para abertura de chamado aos setores de “Manutenção Patrimonial” (conserto de portas, portões, janelas, fechaduras, torneiras, tomadas, limpeza predial e urbana, reparos nas vias públicas, etc.). Os serviços disponíveis são parametrizados no GRUPO ATENDIMENTO, módulo de CONFIGURAÇÕES. O chamado é encaminhado ao responsável pelo setor e toda a tramitação fica registrada para consultas.

AJUDA DO SISTEMA:

  • Dicas do Sistema: Nesse módulo é possível encontrar várias dicas de utilização e ganhos de produtividade com o sistema. As dicas são publicadas diretamente pela equipe de desenvolvimento e toda nova dica é exibida em uma janela na abertura do sistema.
  • Solicitação de Suporte: Por este módulo o usuário pode registrar quaisquer erros do sistema, ou dúvidas ou até mesmo solicitar novas funcionalidades – diretamente pela plataforma. Essa é uma forma segura e garantida que sua solicitação chega ao canal correto e ainda mantém um histórico de todos os problemas registrados e também as soluções tomadas.

OUVE CIDADÃO:Módulo para os colaboradores responderem as demandas feitas através da Central de Atendimento.

  • E-Sic: Recebe as solicitações a partir do portal público e permite tramitação interna entre os setores responsáveis. Possui área apropriada para responder à solicitação e permite o anexo de arquivos. Cada movimentação fica registrada e visível para o cidadão que originou a demanda.
  • Ouvidoria: Recebe as demandas a partir do portal público e permite tramitação interna, entre os setores responsáveis. Possui área apropriada para responder à solicitação e permite o anexo de arquivos. Exibe mapa geográfico com indicação do local da reclamação, se for fornecido pelo cidadão no momento da manifestação. Toda essa movimentação fica registrada e visível para o cidadão que originou a demanda.
  • Protocolo: Recebe as solicitações a partir do portal público e permite tramitação interna entre os setores responsáveis. Possui área apropriada para responder à solicitação e permite o anexo de arquivos. Cada movimentação fica registrada e visível para o cidadão que originou a demanda.
  • Ordem de Serviço: Recebe as solicitações internas de serviços. Permite ao setor responsável fornecer ou solicitar maiores informações e ou detalhes dos serviços solicitados. Essa é uma ferramenta que auxilia setores como o de limpeza e manutenção patrimonial a manter a regularidade e transparência nos serviços.
  • Chamado de TI: Recebe as solicitações dos usuários dos recursos tecnológicos da instituição. Permite que soluções simples sejam fornecidas sem precisar que um técnico seja deslocado até o setor solicitante. Ferramenta muito útil ao setor de tecnologia para manter dados estatísticos de atendimento.
  • Cidadãos: Módulo útil para visualizar os dados dos cidadãos que se cadastram através da plataforma de atendimento ao cidadão, permitindo confirmar os dados e até mesmo consultar sua veracidade. É através desse módulo que os setores de protocolo e ouvidoria cadastram os cidadãos que desejam registrar demandas de forma presencial, carta, telefone ou e-mail, já que não é possível registrar tais solicitações sem a devida identificação do cidadão solicitante.
  • Carta de Serviços: Permite aos setores que atuam na prestação de serviços diretamente ao público, como setor de Tributos, Secretaria Escolar, setor de Obras e demais a cadastrarem as especificações e detalhamentos dos serviços, nos moldes exigidos pela Lei Federal nº 13.460/2018.
  • Configurações: Permite o cadastramento dos parâmetros necessários aos módulos da Central de Atendimento ao Cidadão – e-Sic, Ouvidoria e Protocolo.

GESTÃO DOCUMENTAL:Módulo principal do sistema, é responsável pela produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de toda a comunicação efetuada pela instituição. A correta utilização desta ferramenta promove uma economia quase incalculável pois envolve gastos financeiros diretos e indiretos, consumo de recursos humanos, operacionais e até recursos da natureza. Permite maior celeridade à comunicação e à toda demanda gerada e tramitada na Plataforma.

  • Decretos: Permite a criação de Projetos de Decretos e sua tramitação entre os setores competentes, de forma que os interessados na confecção do instrumento possam avaliar e sugerir alterações ao documento antes de seja efetivamente assinado. A autoridade competente, após aprovar a versão final do Projeto, pode assiná-lo eletronicamente, através da Plataforma, tornando-o em Decreto Executivo, disponibilizando-o automaticamente no Portal da Transparência.
  • Portarias: Permite a criação de Projetos de Portarias e sua tramitação entre os setores competentes, de forma que os interessados na confecção do instrumento possam avaliar e sugerir alterações ao documento antes de seja efetivamente assinado. A autoridade competente, após aprovar a versão final do Projeto, pode assiná-lo eletronicamente, através da Plataforma, tornando-o em Portaria, disponibilizando automaticamente no Portal da Transparência.
  • Memorando: Permite a criação de demandas internas da instituição, movimentadas entre os departamentos. O documento pode ter seu progresso sinalizado como pendente, em análise ou concluído. Pode ser arquivado ou desarquivado. Pode ainda ser convertido em Processo Administrativo. Registra eventos como impressão, anexo de arquivos ou conversão em processo administrativo. Toda movimentação fica registrada e disponível para consultas.
  • Termos: São documentos oficiais que atribuem responsabilidades aos envolvidos. Como exemplo temos os Termos de Responsabilidade e Termos de Movimentação ou Remanejamento de bens gerados pelo Controle de Patrimônio. É necessário que os envolvidos tomem ciência do Termo e registrem o aceite através de assinatura eletrônica, disponível na própria Plataforma.
  • Ofício: Comunicação com instituições externas. Possui portal externo próprio para a tramitação de despachos efetuados sobre o Ofício. Permite anexar quaisquer documentos durante a tramitação. Na criação do Ofício, informa-se o e-mail do destinatário, e este recebe link de acesso ao portal e código de acompanhamento. Toda a movimentação, a partir daí, pode ser feita através do sistema e fica registrada para consultas.
  • Processo Administrativo: Documento apropriado para o registro de atos sucessivos com o objetivo de chegar a um resultado final, como é o caso de Processos Licitatórios, Processos de Sindicância, Processos de Baixa Patrimonial, etc. Pode ser criado para que apenas o criador tenha acesso, com o objetivo de registrar as ocorrências conforme vão acontecendo, mas permite também tramitar entre outros departamentos ou outros usuários do sistema, para que despachem sobre o assunto. Permite definir um prazo para a conclusão do processo e ainda sinalizar o seu progresso, como em análise, pendente ou concluído. Pode ser arquivado e desarquivado. Registra eventos como impressão do documento ou anexo de arquivos.
  • Modelos: Permite ao usuário criar modelos de documentos a serem utilizados na criação de novos memorandos – Pedido de Compras, Pedido de Parecer Jurídico, Pedido de Informações Orçamentárias e afins.

ESTRUTURA ADMINISTRATIVA:

Este é um módulo fundamental pois permite recriar a Estrutura Organizacional da instituição, definindo a hierarquia administrativa, responsáveis e pré-determinando o fluxo da tramitação básica dos documentos.

  • Organização: Cadastro do Órgão, Unidades Administrativas e Unidades de Assessoramento.
  • Usuários: Cadastro de Cargos (e suas Atribuições), Operadores e seus níveis de acesso ao sistema.
  • Configuração: Cadastro dos dados da instituição, como Geolocalização, endereço, horário de atendimento.

GED:Este é um módulo que permite armazenar os documentos digitalizados pelos diversos setores da instituição. A organização por setor é devido às particularidades no arquivamento como tipos de documentos diferenciados, frequência de geração dos documentos (mensal, bimestral, etc.) e até disponibilização dos documentos no Portal da Transparência. Alguns módulos são:

  • RH Funcional: Neste módulo é possível cadastrar todos os colaboradores da instituição para que armazene, para cada colaborador, todos os seus documentos digitalizados. Isso permite economia de espaço, já que dispensa o armazenamento de papéis, pastas e armários. Outro ganho enorme é com a organização e rapidez para se localizar os documentos através das ferramentas de busca.
  • RH Documentos: Um módulo exclusivo para armazenar documentos como: Folha de Pagamento Mensal, Tabela de Cargos e Remunerações e outros ainda podem ser criados. Integrado ao Portal de Transparência esses documentos podem ser disponibilizados para consulta pública, em atendimento à Lei 12.527/2.011.
  • Financeiro: Neste módulo é possível cadastrar os tipos de documentos mais usuais que o setor de Tesouraria trabalha. Cadastra também a origem da informação referente ao Tipo do Documento. Por exemplo: a Tesouraria pode cadastrar o “tipo” EXTRATO BANCÁRIO e, como “fonte” desta informação o BANCO REAL AG.002-8 CC.155-7. Pronto, está criada uma área para se armazenar todos os extratos bancários referentes a esta conta específica. Quando precisar, em uma busca rápida, qualquer documento é facilmente localizado e disponibilizado.
  • Contábil: Possui alguns tipos de documentos pré-definidos, como LOA, LDO, PPA e outros permitindo armazenar esses relatórios digitalizados e disponibilizá-los no Portal de Transparência. Mas também é possível cadastrar novos tipos de documentos que o setor de Contabilidade trabalha. É possível cadastrar a fonte (origem) da informação, além do Tipo do Documento. Por exemplo: a Contabilidade pode cadastrar o “tipo” PROCESSO LICITATÓRIO e, como “fonte” desta informação o NÚMERO do processo. Pronto, está criada uma área para se armazenar todos os empenhos, liquidações, notas fiscais e outros documentos referentes a esta despesa específica. Quando precisar, em uma busca rápida, qualquer documento é facilmente localizado e disponibilizado.

GERENCIADOR FINANCEIRO:Não se trata de um complexo Gerenciador Financeiro mas auxilia setores financeiros que ainda recorrem à planilhas eletrônicas para controlar Entradas e Saídas em suas Contas Financeiras. Para um melhor controle e detalhamento dos lançamentos, é possível criar Planos de Contas e Categorias e assim ter uma melhor visão de onde e pra onde vão os recursos financeiros da instituição.

  • Movimentação: Este módulo exibe todas as movimentações de Pagamento, Recebimento e Transferência lançadas no sistema. Possui várias opções de filtro para pesquisar quaisquer tipos de movimentação. É nesse módulo também que é possível conciliar os lançamentos.
  • Pagamento: Módulo responsável por registrar lançamentos de despesas, incluindo despesas futuras, como cheques pré-datados. É possível controlar esses lançamentos futuros no módulo Movimentação. Para o lançamento de uma despesa à vista, basta informar o dia atual no campo vencimento.
  • Recebimento: Módulo que permite o registro de lançamentos de créditos nas contas financeiras, incluindo contas a receber. É possível administrar esses lançamentos futuros no módulo Movimentação. Para o lançamento de um recebimento à vista, basta informar o dia atual no campo vencimento.
  • Transferência: Módulo específico para quando houver necessidade de registrar transferência de valores entre contas financeiras. O sistema registra, em Movimentações, débito e crédito nas respectivas contas informadas.
  • Extratos: Semelhante a um extrato bancário, permite a geração do extrato de movimentação financeira com a possibilidade da aplicação de diversos filtros de pesquisa. Assim é possível, por exemplo, tirar um extrato de movimentação de determinado cliente ou fornecedor, em um período específico, por categoria de receita ou de despesa entre vários outros.
  • Saldos: Exibe uma tela com o saldo atualizado de cada uma das contas financeiras cadastrada no sistema.

PATRIMÔNIO:O módulo de Controle Patrimonial foi desenvolvido para atender especificamente o Setor de Patrimônio da instituição. Seguindo a filosofia básica da nossa Plataforma, este controle visa promover transparência nos atos e atribuir responsabilidade aos envolvidos nas operações de aquisição ou desfazimento de bens. Para isso todas as movimentações registradas, desde a incorporação do bem até a sua baixa, são precedidas de TERMO eletrônico, gerado automaticamente e tramitado entre os responsáveis para que cada um registre o seu ACEITE eletrônico e assim a operação possa ser efetivada. Aplicamos, na construção do sistema, conceitos de controle patrimonial seguindo regulamentações de diversos órgãos, em especial o Manual de Procedimento para Controle Patrimonial do TRT 7ª Região – Fortaleza/CE

  • Incorporação de Bens: Módulo que permite o cadastro completo, com informações pormenorizadas, dos bens patrimoniais. Podem ser registradas fotos e localização geográfica de cada item. Possui cadastro de classificação contábil e localidades. Efetua cálculo de depreciação levando em conta a instrução normativa SRF nº 162, da Receita Federal.
  • Movimentação: Este módulo permite registrar o remanejamento dos bens dentro da instituição, desde sua incorporação até sua baixa. Todos os Termos de Responsabilidade e Movimentação são criados automaticamente e tramitados eletronicamente, encaminhados aos responsáveis para o aceite através de assinatura eletrônica.
  • Relatórios: Possui gerador de relatórios permitindo as mais variadas combinações para extração de resultados, seja para conferência por responsável, por localidade ou prestação de contas com o Tribunal de Contas por relatórios de inventários.

CONTROLE DE AUXÍLIO SOCIAL:Muitas são as demandas da população por auxílio. Esse módulo permite que as instituições otimizem esses atendimentos e aumentem o número de pessoas beneficiadas com os mesmos recursos financeiros disponíveis em seu orçamento. De que maneira? Evitando os atendimentos em duplicidade para uma mesma pessoa ou para um grupo familiar. É possível também, através de um cadastro completo, conhecer as condições domiciliares e financeiras das famílias atendidas.

  • Cadastro de Beneficiários: Este módulo permite o cadastro social dos beneficiários, com registro completo da situação familiar: o responsável familiar, os dependentes, detalhes financeiros e condições domiciliares.
  • Cadastro de Unidades de Atendimento: Permite o cadastro de diversas unidades de atendimento como Postos de Assistência Social, Postos de Saúde ou Farmácia Municipal, identificando os diversos locais por onde é possível registrar a demanda de um beneficiário e assim detectar e prevenir múltiplos atendimento para uma mesma família.
  • Cadastro de Programas: É possível cadastrar os diversos programas assistenciais fornecidos pelos governos Federal, Estadual ou Municipal e assim vincular os cidadãos a cada programa. Dessa forma é possível administrar com eficiência a cobertura de cada programa.
  • Cadastro de Benefícios: Este é o módulo para cadastrar os benefícios que atendem as demandas da população, como cestas básicas ou medicamentos.
  • Registro de Atendimento: Este módulo é responsável por registrar os atendimentos, informando os benefícios contemplados por cada pessoa. É possível fazer uma pesquisa prévia antes do atendimento, e assim verificar se uma mesma pessoa, o um componente da família, já foi atendida naquele dia, semana ou em uma outra unidade de atendimento, e assim conseguir concentrar recursos para contemplar um maior número de cidadãos.

GERENCIADOR DE FILAS:O Gerenciador de Filas é nossa solução tecnológica para o aumento da eficiência no atendimento daqueles que usam os serviços oferecidos pela instituição – pode ser uma recepção ou guichês de atendimento. Em contra partida o sistema acumula um conjunto de informações que possibilitam avaliar produtividade, qualidade e quantidade de atendimentos, permitindo direcionar recursos para uma melhoria constante da prestação do serviço, o que certamente leva à economia.

  • Central de Atendimento: Neste módulo é possível ter controle total da Agenda de Atendimento, inclusive naqueles feitos pelo usuário do serviço, On Line, em portal específico para o auto atendimento. De forma a concentrar as funcionalidades do sistema e evitar navegação desnecessária, nesse módulo também é possível gerar senhas avulsas, monitorar o andamento da fila virtual, chamar a senha para o atendimento, encaminhar a senha para atendimento especializado, enfim, ter controle total sobre a funcionalidade principal do sistema.
  • Monitoramento: Disponível para o nível gerencial, exibe em uma única tela, um panorama em tempo real da situação dos atendimentos – pessoas em espera, pessoas atendidas, guichês ociosos, entre outras.
  • Configuração: Esta solução gerencia filas a nível setorial, ou seja, é possível administrar filas separadamente dentro de um mesmo prédio onde existem departamentos diferentes que tratam de problemas específicos, como em uma prefeitura, que pode ter uma fila para o atendimento do RH, uma outra fila para atendimento do setor de Tributos. Portanto cada setor precisa ter uma configuração diferenciada como Identificação dos Serviços, Níveis de Prioridades ou Vídeos Institucionais, por exemplo.
  • Relatórios: Um conjunto de filtros permite extrair diversos relatórios que auxiliam na tomada de decisões.

CONCLUINDO

Esta não é uma solução pronta e definitiva, e tem aperfeiçoamentos desenvolvidos constantemente. Por ser um sistema disponível para acesso via Web, as atualizações, sejam corretivas, preventivas ou implementações de novas funcionalidades ou novos recursos, são disponibilizadas imediatamente, sem necessidade de atualizações ou reinicializações na máquina do cliente. Em alguns casos basta simplesmente recarregar a página exibida e a correção é automaticamente reconhecida pelo Sistema.

Por se tratar de um sistema intrinsecamente ligado à legislação nacional, funcionalidades regulamentadas por força de leis e decretos sempre serão desenvolvidas e implantadas sem a necessidade da instituição se manifestar.

O suporte está disponível por meio de chat (através do nosso site), WhatsApp e acesso remoto de segunda à sexta de 09:00 às 19:00. Solicitações por e-mail podem ser enviadas a qualquer tempo. Os sábados e domingos são reservados para cuidados com os servidores: aplicações de paths de segurança de sistema operacional, análise e limpeza de logs e outras operações.

Novas tecnologias como integração do sistema a serviços de Certificado Digital, envio de SMS, e tramitação via WhatsApp estão em fase de homologação. E Apps do sistema para Android e iOS estão em desenvolvimento.