Pouco a pouco, as transações em papel estão sendo eliminadas. A necessidade de fechar negócios com garantia de monitoramento, armazenamento, segurança e agilidade fez com que alternativas mais confiáveis surgissem para suprimir processos dispensáveis, cortar custos e ampliar lucros. Mas na hora de pesquisar sobre tais recursos, é comum a dúvida sobre os aspectos de assinatura eletrônica x assinatura digital. Você saberia diferencia-las?
Embora correlacionadas e ambas dotadas de valor jurídico, as expressões definitivamente não são sinônimas, tampouco tecnologias usadas para fins idênticos. A verdade é que, como parte imprescindível da transformação digital, entender como essas assinaturas funcionam ajuda a aplicá-las corretamente.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo para esclarecer as principais distinções entre as duas tecnologias. Mas primeiro assista ao nosso vídeo e depois Continue a leitura!
Como a tecnologia tem impactado a realidade das empresas?
Em uma era em que poucos minutos já podem representar a diferença entre fechar ou perder um grande negócio, não faz mais sentido desperdiçar dias (ou até semanas) para coletar assinaturas em um contrato.
Da mesma maneira, é incoerente trocar a produtividade por sucessivos reconhecimentos de firma para os documentos corporativos. Manter-se vulnerável a fraudes nas assinaturas no papel também não tem mais lógica.
Diante dessa realidade, tecnologia e inovação se tornam atributos indispensáveis para o sucesso empresarial, sobretudo no atual mercado, em que é latente e crescente a demanda por processos mais ágeis, seguros e econômicos. É justamente nesse ponto que a assinatura digital e assinatura eletrônica mostram toda sua relevância.
O que é assinatura eletrônica?
Para sanar todas as dúvidas sobre o tema, a primeira informação que deve ficar clara é que assinatura eletrônica é um gênero do qual a digital é a espécie. Não entendeu? Vamos explicar: assinatura eletrônica é um termo amplo, que envolve todos os tipos de firma que usam os meios eletrônicos como validação. Exemplos dessa tecnologia são a assinatura mediante senha, aquela que você usa para consolidar operações bancárias, e a assinatura digital.
Basicamente, portanto, toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Seja com a digitação de um código de segurança para confirmar uma transferência bancária ou por meio de certificado digital para efetuar operações no site da Receita Federal, a validação eletrônica assegura mais proteção às operações, velocidade no fechamento de negócios, praticidade e economia de custos — com papéis, toners e demais materiais de escritório.
Nas funções diárias, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de documento. Por apresentarem valor jurídico, entram no fechamento de contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, formulários de RH, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura de serviços, operações bancárias, notificações jurídicas, contratação de planos de saúde, além de inúmeras outras possibilidades.
O que você tem que guardar é que a adoção desse formato agiliza significativamente a finalização de procedimentos e etapas, ao mesmo tempo em que garante a integridade e a autenticidade das partes.
E a assinatura digital?
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que usa operações matemáticas com base em algoritmos de criptografia assimétrica para garantir uma proteção extra na autenticidade das documentações. Fazendo uma lista gradual de níveis de segurança entre os tipos de assinaturas existentes, temos a digital com grau máximo de autenticação, seguida pelas demais categorias de assinatura eletrônica até chegar à assinatura no papel, a mais vulnerável e burocrática de todas.
A assinatura digital emprega um par de chaves:
- a chave privada, composta por um conjunto de códigos criptografados de conhecimento exclusivo do subscritor com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo;
- a chave pública, derivada da anterior e usada para conferir a validade da assinatura.
As codificações são diferentes em cada assinatura, e qualquer tentativa de alteração no documento invalida a assinatura já fixada. Como se fosse pouco, tudo isso ainda é chancelado por uma Autoridade Certificadora. Tal entidade é devidamente licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, fornecedora de certificados no padrão ICP-Brasil.
Para assinar digitalmente um documento, é necessário ter um certificado digital. Lembrando que, desde julho de 2018, esse recurso é obrigatório para empresas com mais de um funcionário e pode ter validade variando entre 1 e 3 anos, de acordo com a necessidade de cada negócio. O certificado é indispensável para alguns procedimentos específicos, como a emissão da nota fiscal eletrônica.
Quais as semelhanças entre os dois tipos?
Apesar de estarmos nos referindo a dois conceitos distintos, como já destacado, não há como negar que a assinatura eletrônica e a assinatura digital apresentam uma série de semelhanças. Inicialmente, um dos principais pontos em comum dessas tecnologias é a sua validade jurídica. Com a edição da Medida Provisória 2.200-2, de 2001, ambas as modalidades passaram a ser juridicamente válidas para a prática de todo tipo de ato.
Além disso, é preciso destacar que assinatura eletrônica e assinatura digital estão inseridas na realidade da transformação digital, cujos valores mais marcantes estão relacionados a:
- desburocratização;
- sustentabilidade;
- segurança;
- eficiência operacional;
- mobilidade;
- conectividade;
- transparência;
- confiabilidade.
Todos esses atributos são compartilhados pelos dois modelos de assinatura. Por essas e outras razões, cada vez mais se percebe a inserção do padrão digital no cotidiano das empresas e, também, no das pessoas.
Assinatura digital é o mesmo que assinatura digitalizada?
É importante destacar que assinatura digital e assinatura digitalizada são conceitos completamente diferentes. O primeiro diz respeito a um processo automatizado para a validação da firma de um subscritor com base em algoritmos e criptografia.
A assinatura digital tem base nos princípios de autenticidade, integridade, confidencialidade, não repúdio (não deixa dúvidas quanto a seu remetente) e tempestividade (Autoridade Certificadora pode averiguar data e hora da assinatura de um documento). Já a assinatura digitalizada é apenas a assinatura no papel submetida ao processo de digitalização (escaneamento), sem qualquer validade jurídica.
Quais os benefícios de usar assinaturas eletrônicas?
Por se tratar de conceitos altamente inovadores e alinhados aos atuais padrões do mercado, assinatura digital e assinatura eletrônica agregam uma série de benefícios e diferenciais importantes — especialmente quando se considera a realidade dos negócios. Confira, a seguir, algumas das suas principais vantagens!
Redução significativa de custos
O emprego da assinatura eletrônica é capaz de reduzir drasticamente as despesas com materiais de escritório. A razão por trás disso é que o uso de tal tecnologia serve de base para a completa digitalização da empresa, eliminando a necessidade de papéis, impressoras, toners e tudo mais relacionado com a impressão e o armazenamento de cópias físicas.
Pense bem: sem papel, é dispensada também a compra frequente de cartuchos e toners, bem como a aquisição de materiais — como pastas e caixas — e o espaço para arquivamento. Isso sem falar na diminuição de custos com a conta de energia, uma vez que as repetidas impressões e os escaneamentos podem se mostrar como verdadeiros vilões da conta de luz.
Compromisso com a sustentabilidade
Se, por um lado, a redução de papel representa diminuição de custos, por outro, implica uma sinalização do mercado em respeito à preservação ambiental, algo extremamente relevante em uma era em que 85% dos consumidores brasileiros afirmam preferir empresas que afetem positivamente a sociedade ou o meio ambiente.
Melhorias na gestão de dados
Se todas as suas tramitações documentais são feitas pela web, mediante assinatura eletrônica, todos os seus arquivos são centralizados na nuvem. Assim, você tem a possibilidade de catalogá-los por assunto, a fim de encontrar rapidamente documentos antiquíssimos por meio de ferramentas especiais de busca. Isso é gestão de dados de excelência, detalhe que faz muita diferença em um universo corporativo de alta competitividade.
Aumento da produtividade
Considerando o método tradicional, o tempo médio de assinatura de um contrato pode chegar a 10 dias, considerando o envio por correios. Com o uso de assinatura digital esse prazo pode ser reduzido a 2 dias, o que representa 80% de redução! É isso mesmo: a assinatura digital e demais ferramentas de validação de autoria trazem um aumento considerável para a produtividade, alavancando seu negócio ao patamar da excelência.
Como é feita a segurança de cada uma delas?
Sem dúvida alguma, um dos principais benefícios das assinaturas eletrônicas se refere à questão da segurança. A confiabilidade e integridade conferidas por tal tecnologia, hoje, são o que tem levado muitas empresas a investirem nos meios digitais, modernizando seus processos e rompendo com metodologias ultrapassadas.
No entanto, uma dúvida que pode surgir é sobre como assinatura digital e assinatura eletrônica garantem tal proteção. Em relação à assinatura digital, o principal elemento que concretiza a sua segurança, integridade e validade jurídica é o Certificado Digital. É a partir da Certificação Digital, a qual funciona com complexas fórmulas matemáticas e de chaves criptográficas, que se verifica a autenticidade de um documento ou ato validado com uma assinatura digital.
Referente à assinatura eletrônica, como se trata de um gênero, existem diferentes meios de garantir a segurança no processo de assinatura, como o uso de senha, biometria e a própria assinatura digital. Em regra, as plataformas de assinatura eletrônica garantem a segurança e autenticidade das informações por meio do confronto de dados pessoais e evidências das partes envolvidas.
